Checklist da Reforma Tributária 2026: passos para sua empresa estar pronta até janeiro

A contagem regressiva começou.
Em 1º de janeiro de 2026, o Brasil inicia oficialmente a implementação do novo sistema de tributos sobre o consumo — uma mudança que promete simplificar o caos fiscal, mas que também exigirá preparo, ajuste e estratégia por parte das empresas.

Com a chegada do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), o país vai trocar cinco tributos (PIS, Cofins, ICMS, ISS e IPI) por dois.
Na teoria, parece mais simples. Mas na prática, essa transição exige uma verdadeira revisão interna de processos, sistemas e contratos.

E se você acha que isso afeta só grandes corporações, é aí que mora o perigo.
As pequenas e médias empresas — o coração da economia — estão entre as que mais precisarão se adaptar rapidamente. Porque, diferentemente das gigantes, elas têm menos margem para erro e menos tempo para corrigir problemas que surgirem na virada.

A boa notícia é que ainda dá tempo de se preparar.
Este artigo da Contema Contabilidade é o checklist oficial que vai orientar cada passo do processo — do diagnóstico ao acompanhamento pós-implementação.
Se você seguir essas etapas com atenção, sua empresa chega em janeiro de 2026 organizada, segura e competitiva.

👉 Reforma Tributária 2026: Guia Completo para Pequenas e Médias Empresas

Fase 1 – Diagnóstico e mapeamento interno (2025)

Antes de adaptar sistemas, o primeiro passo é entender o impacto da reforma dentro da sua própria operação.
Essa é a etapa do diagnóstico — e quanto mais detalhado ele for, menores as chances de erro lá na frente.

1. Revisão do regime tributário atual

O regime tributário é a espinha dorsal da sua gestão fiscal.
Por isso, a primeira pergunta que o empresário deve se fazer é:

“O regime da minha empresa continuará vantajoso com a Reforma 2026?”

Simular cenários agora é essencial.
Empresas no Lucro Presumido, por exemplo, podem ver um aumento de carga dependendo do setor. Já quem está no Lucro Real pode ser beneficiado por créditos mais amplos, enquanto as do Simples Nacional precisarão entender em quais operações pagarão IBS e CBS “por fora”.

A análise deve incluir:

• Comparativo da carga tributária atual x projetada;
• Margem de lucro efetiva por produto ou serviço;
• Possibilidade de aproveitamento de créditos fiscais;
• Custo de conformidade (tempo e estrutura administrativa).

👉 Reforma Tributária 2026 no Simples Nacional: principais impactos para pequenas empresas

👉 Lucro Presumido e a Reforma Tributária 2026: o que muda para sua empresa

2. Mapeamento de insumos, fornecedores e cadastros

O novo sistema IBS/CBS funciona de forma não cumulativa — ou seja, tudo gira em torno dos créditos gerados e aproveitados.
Isso significa que cada compra, cada fornecedor e cada produto precisa estar devidamente cadastrado e classificado.

O ideal é construir uma planilha ou relatório no ERP com:

• Todos os fornecedores e clientes dos últimos 12 meses;
• Regime tributário e situação cadastral de cada um;
• Produtos e serviços utilizados como insumo (e se geram crédito);
• Local de consumo e destino fiscal das operações.

Erros nessa base podem causar rejeição de notas fiscais, bloqueio de créditos e até inconsistência na apuração de tributos.

👉 Revisão de cadastros fiscais na Reforma Tributária 2026: por que sua empresa precisa se adequar

3. Auditoria de processos e sistemas

Os sistemas contábeis e emissores de nota fiscal serão os primeiros a sentir a mudança.
Eles precisarão lidar com novos campos, leiautes padronizados nacionalmente e regras de validação instantânea.
Quem não atualizar a tecnologia a tempo poderá enfrentar notas rejeitadas, bloqueio de faturamento e perda de créditos.

Algumas perguntas que a Contema recomenda fazer:

• O ERP da empresa está preparado para o IBS e CBS?
• Há integração entre emissão, contabilidade e controle fiscal?
• O sistema está pronto para gerar relatórios de créditos e débitos automaticamente?👉 Notas fiscais na Reforma Tributária 2026: o que muda a partir de 1º de janeiro

4. Cronograma e responsabilidades

O tempo até janeiro de 2026 é curto demais para improvisos.
Por isso, crie um plano de ação interno, com responsáveis e prazos definidos:

• Responsável técnico pelo projeto (interno ou contábil);
• Etapas mensais de revisão e testes;
• Datas de treinamento de equipe;
• Metas de adequação até dezembro.

Empresas que tratam a transição como um projeto de gestão — e não como um evento isolado — chegam à virada mais preparadas.

Fase 2 – Adequações técnicas e operacionais

Essa é a fase em que o diagnóstico vira ação.
É hora de ajustar sistemas, treinar pessoas e revisar contratos, garantindo que o novo modelo tributário entre em cena sem travar o fluxo de caixa nem o faturamento.

1. Adaptação de sistemas e emissão fiscal

Comece pelo coração da operação: o sistema de emissão de notas fiscais.
Ele precisará incluir novos campos, como alíquota IBS, alíquota CBS, local de consumo, crédito do comprador, entre outros.
Sem isso, as notas simplesmente não serão aceitas pelo novo sistema nacional.

Testes em ambiente de homologação devem começar ainda em 2025.
A recomendação da Contema é criar um ambiente de testes com simulações reais — notas de fornecedores, clientes e serviços — para identificar inconsistências e ajustar os leiautes antes da obrigatoriedade.

2. Treinamento e comunicação interna

Nenhum sistema funciona se as pessoas não souberem usá-lo.
Treine sua equipe de faturamento, contabilidade, compras e vendas para compreender as novas obrigações e o que muda no dia a dia.

Explique de forma simples:

• Como os novos campos afetam o cálculo do imposto;
• Quais erros de cadastro podem invalidar um crédito;
• Como corrigir inconsistências de nota fiscal antes do envio.

Além disso, comunique seus principais clientes e fornecedores sobre o processo.

A transição será coletiva — e quanto mais alinhada estiver a cadeia, menor o risco de erro conjunto.

3. Revisão de contratos e fornecedores

A reforma muda o jogo até nos contratos.
Cláusulas sobre retenção, repasse de tributos, prazos e obrigações fiscais precisam ser revisadas à luz do novo modelo.

Empresas prestadoras de serviço, por exemplo, que atendem clientes em outros estados, deverão adaptar cláusulas de tributação pelo destino.
Já o comércio e a indústria precisarão revisar contratos logísticos e de fornecimento, para garantir que a origem e o destino das mercadorias estejam alinhados à regra de crédito.

4. Simulação de cenários e precificação

Com as novas alíquotas, será inevitável repensar preços e margens.
Faça simulações considerando diferentes cenários de alíquota IBS/CBS, volume de crédito gerado e insumos tributáveis.

Isso permite entender:

• Qual será o impacto na rentabilidade;
• Quais produtos podem se tornar mais caros;
• Onde há espaço para renegociar preços com clientes e fornecedores.

Com base nesses dados, você evita decisões às pressas em 2026.

Fase 3 – Conformidade fiscal e documental

Após ajustar processos, o foco deve ser testar, validar e garantir a conformidade.
Essa é a etapa em que tudo precisa “rodar redondo”.

1. Emissão de notas de teste

Antes de janeiro, emita notas simuladas com IBS e CBS para identificar erros e falhas.
Verifique:

• Se as informações de crédito estão sendo registradas corretamente;
• Se o local de consumo está aparecendo conforme a regra;
• Se o sistema retorna rejeições ou avisos.

Esses testes reduzem o risco de surpresas no primeiro dia útil de 2026.

2. Organização dos cadastros fiscais

Cadastros desatualizados são o calcanhar de Aquiles da transição.
Certifique-se de que todos os dados fiscais, regimes e CNAEs estejam corretos e padronizados entre os sistemas.
O ideal é ter um banco único de cadastros, validado pelo contador, com:

• CNPJ ativo e válido;
• Endereço fiscal e local de consumo atualizados;
• Regime tributário e classificação de serviço (CNAE ou NBS) revisados.

3. Verificação de créditos acumulados

Os créditos de PIS, Cofins e ICMS que sua empresa acumulou ao longo dos anos não devem ser esquecidos.
Eles poderão ser compensados parcialmente com o IBS e a CBS, conforme regulamentação.
Mas há prazo e regras.

O ideal é fazer um inventário com o contador e protocolar o pedido de compensação antes da virada — ou planejar o uso gradual desses créditos durante a transição.

👉 Créditos tributários na Reforma 2026: como não perder dinheiro com as novas regras

4. Governança e compliance tributário

O novo sistema exigirá transparência e rastreabilidade total.
Portanto, estabeleça uma política interna de governança tributária.
Inclua rotinas como:

• Revisão mensal de documentos fiscais;
• Auditoria de créditos e débitos;
• Controle de notas rejeitadas e correções;
• Monitoramento das normas complementares.

Essa prática protege sua empresa de autuações e evita passivos fiscais desnecessários.

Fase 4 – Estratégia e precificação para 2026–2033

A reforma não é um evento único — é uma jornada de sete anos até a extinção completa dos tributos antigos.
Por isso, é vital manter a empresa em constante adaptação estratégica.

1. Revisão da estrutura de custo e margem

A lógica da não cumulatividade muda o cálculo da margem de lucro.
Empresas que compram muitos insumos tributáveis tendem a pagar menos imposto; já as de serviço intensivo em mão de obra, mais.

Faça uma análise detalhada de:

• Percentual de custos que geram crédito;
• Margem de contribuição por produto;
• Efeito do IBS/CBS no preço final de venda.

2. Ajuste da cadeia de suprimentos

Renegocie contratos com fornecedores críticos, buscando classificação fiscal mais precisa e condições que maximizem créditos.
Considere também a logística tributária: o imposto agora é cobrado no destino — o que altera frete, centros de distribuição e estratégias de venda interestadual.

3. Escolha ou manutenção do regime tributário

A cada novo exercício, reavalie se o regime escolhido continua sendo o melhor.
Lembre-se: a transição vai até 2033 — e as regras podem evoluir a cada etapa.
Ter um contador ou consultoria especializada acompanhando é fundamental para aproveitar oportunidades e evitar armadilhas.

👉 Planejamento tributário após a Reforma 2026: como preparar sua empresa agora

4. Monitoramento da transição

Acompanhe leis complementares, portarias e notas técnicas emitidas pelo governo e entidades contábeis.
Revise semestralmente indicadores-chave:

• Percentual de créditos aproveitados;
• Carga tributária efetiva;
• Número de notas rejeitadas;
• Nível de conformidade fiscal.

Quanto mais proativo o acompanhamento, menos correções e custos no futuro.

Conclusão

A Reforma Tributária 2026 não é apenas uma atualização de alíquotas — é uma transformação profunda no jeito de operar empresas no Brasil.
E o sucesso nessa virada depende diretamente de planejamento, disciplina e acompanhamento técnico.

Com o checklist da Contema Contabilidade, você tem um plano estruturado para revisar regime, ajustar sistemas, treinar equipes e validar processos antes da virada.
A diferença entre quem se antecipa e quem espera é simples: vantagem competitiva.

👉 Acesse agora a página de diagnóstico da Reforma Tributária 2026 da Contema Contabilidade e descubra, com base nos dados da sua própria empresa, quais ajustes devem ser feitos antes que janeiro chegue.

Atualizado em outubro/2025

Fontes 

• Portal Contábeis – “Reforma Tributária: checklist para empresas em 2025”

• Portal Contábeis – “Empresas precisam se preparar para 2026”

• Senado Federal – “País terá nova tributação sobre consumo a partir de 2026”

• Portal Gov.br – “Reforma Tributária – Perguntas e Respostas” (PDF oficial)

• Portal Contábeis – “4 passos essenciais para empresas” (governança e compliance)