Notas fiscais na Reforma Tributária 2026: o que muda a partir de 1º de janeiro
Se você já emitiu uma nota fiscal, sabe que ela é mais do que uma formalidade. É o registro de uma venda, de um serviço prestado, do dinheiro que entra e faz o negócio girar.
A partir de 2026, essa nota ganha ainda mais responsabilidade. Com a chegada do IBS e da CBS, a nota fiscal passa a ser o ponto central do cálculo, da compensação de créditos e da auditoria do novo sistema tributário.
Isso vale para empresas pequenas, médias e grandes. Antecipar-se deixou de ser diferencial e virou necessidade operacional.
A Contema Contabilidade explica, de forma clara, o que muda, como se preparar e quais passos tomar já em 2025 para não travar a emissão quando o relógio virar em 1º de janeiro de 2026.
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Uma nova era para a emissão de notas fiscais no Brasil
Com a Emenda Constitucional nº 132/2023 e a Lei Complementar nº 214/2025, o Brasil inicia um ciclo de padronização, integração e transparência na tributação do consumo.
O IVA Dual — formado pelo IBS e pela CBS — transforma a NF-e/NFC-e/NFS-e em um documento vivo, que alimenta, em tempo real, a apuração dos tributos e a compensação entre empresas.
Em outras palavras, a nota fiscal deixa de ser “somente” um comprovante e passa a cumprir, ao mesmo tempo, três papéis práticos no dia a dia:
- Base de cálculo dos novos tributos.
- Registro de créditos de IBS/CBS para o comprador, quando devido.
- Canal de auditoria digital, com integração entre União, Estados e Municípios.
Quem emitir com dados incompletos, campos errados ou cadastros desatualizados arrisca perder crédito, ter rejeição de nota e até interromper faturamento. Não é exagero: é o novo desenho do sistema.
Por que a nota fiscal será o “coração” do novo sistema tributário
O IVA Dual é não cumulativo. Isso significa que o imposto pago numa etapa gera crédito para a próxima. E o documento que prova esse direito é a nota fiscal.
Para que o crédito exista e seja reconhecido, a nota precisa trazer informações padronizadas. Sistemas emissores, ERPs e integrações terão de falar a mesma língua, com campos claros de alíquota, base, destino e crédito.
Sem isso, a empresa paga e não recupera — e o caixa sente rápido.
De forma objetiva, a NF passa a cumprir quatro funções:
- Base de cálculo para IBS e CBS.
- Comprovante do crédito tributário ao longo da cadeia.
- Integração digital entre fiscos, com rastreabilidade.
- Auditoria em tempo real, com validações automáticas.
Na prática, nota errada pode ser rejeitada, gerar bloqueio de operação e impacto direto no fluxo de caixa. O risco é real quando os campos obrigatórios não estão adequados.
O que muda na emissão das notas fiscais em 2026
1. Padronização nacional do layout e das validações
Hoje cada ente tem regras, códigos e exigências próprias. A partir de 2026, o objetivo é unificar leiautes e regras de validação.
Isso facilita para quem opera em vários estados e municípios, mas exige atualização imediata de ERP e emissor fiscal.
Empresas que deixam a virada para a última hora correm o risco de não conseguir transmitir a NF por simples incompatibilidade de versão.
O que fazer já: validar com o fornecedor do sistema se o layout novo está implementado, pedir ambiente de homologação e rodar testes com cenários reais de venda.
2. Novos campos obrigatórios: destino, IBS/CBS e créditos
Para refletir a tributação no destino e a não cumulatividade, entram campos específicos, como:
- Local de consumo do bem ou serviço.
- Alíquota aplicada de IBS e/ou CBS.
- Valor do crédito gerado para o comprador, quando aplicável.
Esses campos serão validados automaticamente.
Erros simples — CNAE inadequado, NCM/CFOP incompatível, alíquota fora do perfil — podem bloquear a nota ou inviabilizar o crédito do seu cliente. Em operações B2B, isso trava a relação na hora.
O que fazer já: mapear NCM/CFOP, revisar CNAE e inscrições, alinhar regras de crédito com o contador e treinar a equipe que lança os documentos.
3. Fim da emissão “por município” para prestadores de serviço
Hoje, quem presta serviço em vários municípios convive com regras locais distintas. Com a substituição do ISS pelo IBS, a tendência é a padronização nacional da NFS-e.
O jogo fica mais simples no conceito, mas exige integração dos sistemas.
Se o seu emissor não estiver pronto, o risco é não conseguir faturar fora da praça.
O que fazer já: confirmar com o emissor se haverá módulo nacional de NFS-e e como parametrizar o destino.
4. Validação instantânea e cruzamento automático
A validação passa a ser em tempo real. Campos como alíquota, base de cálculo, destino e crédito serão checados automaticamente.
Erros que hoje “passam batido” podem gerar rejeição imediata.
É por isso que homologar antes de 2026 deixou de ser recomendação e virou plano obrigatório.
O que fazer já: criar roteiro de testes por operação, com cenários de venda local, interestadual e para prestadores de serviço, incluindo devoluções e ajustes.
Como as mudanças afetam cada regime tributário
Simples Nacional
Empresas do Simples seguem emitindo normalmente.
A novidade é que, em algumas operações, principalmente B2B, pode haver IBS/CBS “por fora” do DAS.
Isso exige atenção ao destino e ao perfil do cliente.
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Lucro Presumido
No Lucro Presumido, PIS/Cofins e ICMS/ISS dão lugar a CBS/IBS.
A NF ganha campos de crédito e alíquota uniforme, exigindo escrituração correta e ERP preparado.
Quem compra insumos com nota correta deve aproveitar crédito e reduzir carga efetiva.
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Lucro Real
Empresas do Lucro Real já lidam com créditos e débitos. A mudança aumenta o nível de integração com SPED, conciliação de créditos e cruzamentos automáticos.
Sistema robusto, cadastros limpos e governança de dados deixam de ser luxo e viram sobrevivência.
O que fazer para não travar suas emissões em 2026
Separe tempo, equipe e orçamento para ajustes. A Contema recomenda:
- Atualizar o software fiscal para o novo leiaute e testar em homologação.
- Revisar cadastros de clientes e fornecedores: CNAE, inscrições, endereços, regime tributário, indicadores de consumidor final e destino.
- Treinar a equipe que emite e confere notas: novos campos, regras de crédito e validações.
- Simular operações críticas: vendas interestaduais, serviços recorrentes, substituições, devoluções e remessas.
- Definir plano de contingência: se a nota rejeitar, quem corrige, em quanto tempo e como o cliente é informado.
- Ajustar contratos B2B: inclua cláusulas de responsabilidade sobre dados fiscais para garantir crédito de IBS/CBS ao seu cliente.
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Erros comuns que vão custar caro em 2026
- NCM e CFOP desatualizados, gerando rejeição ou crédito inválido.
- CNAE inadequado, que conflita com a operação e acende alerta no fisco.
- Cadastro de cliente incompleto, impedindo destacar o destino correto.
- ERP sem atualização, que não suporta os campos novos de IBS/CBS.
- Time sem treinamento, repetindo rotinas antigas num sistema novo.
Evitar esses erros é muito mais barato do que consertar depois com multa, retrabalho e nota rejeitada.
O papel estratégico da Contema Contabilidade
A Contema Contabilidade acompanha as definições técnicas com os órgãos responsáveis e atualizações gerais com a Fenacon, CFC e Secretaria Extraordinária da Reforma Tributária.
Para os nossos clientes, estruturamos um plano de transição que inclui:
- Diagnóstico de emissões atuais e mapeamento de riscos por tipo de nota.
- Revisão cadastral completa de clientes e fornecedores.
- Homologação assistida do novo leiaute em ambiente de testes.
- Treinamento prático de equipes fiscal, vendas e faturamento.
- Simulações tributárias para IBS/CBS e ajustes de processo para garantir crédito na cadeia.
Nosso objetivo é simples: fazer sua nota sair certa na primeira vez, com crédito garantido e operação fluindo.
Conclusão: a nota fiscal será o espelho da Reforma
A partir de 2026, cada nota fiscal passa a espelhar a Reforma: se a nota está certa, o crédito flui, a operação anda e o caixa agradece.
Se a nota falha, o sistema trava. Por isso, 2025 é o ano de preparar a casa.
Treine a equipe, atualize sistemas, revise cadastros e simule cenários.
Conte com a Contema Contabilidade para transformar a reforma em rotina — sem sustos.
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Atualizado em outubro/2025
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Fontes
- “Sem notas fiscais da reforma, empresas pagarão IBS e CBS em 2026 e podem até parar” – CRCSP.
- “NF-e e NFC-e terão novos campos para IBS, CBS e IS” – Portal Contábeis.
- “Reforma Tributária: prazos e regras para NF-e e NFC-e até 2027” – Portal Contábeis.
- “Modernização tributária: NFS-e nacional trará mais simplicidade e eficiência aos municípios” – Receita Federal.
- “Entenda a Reforma do Consumo” – Receita Federal.
- “Obrigatoriedade do preenchimento do IBS e CBS nos Documentos Fiscais Eletrônicos terá início em 03 de novembro” – CNT Contadores.
