A contabilidade é um ponto chave para manter tudo sob controle dentro das empresas, e por isso é muito importante escolher o responsável por essa área com muita cautela para evitar dores de cabeça futuras.
Mas quando o serviço não é satisfatório e a empresa acaba tendo que trocar a contabilidade a tarefa não é fácil, pois envolve algumas burocracias contratuais.
Mas a boa notícia, é que existem algumas dicas muito valiosas que podem ajudar a evitar problemas futuros. E por isso, nós, da equipe Contema, separamos um conteúdo guia para esclarecer qual o melhor caminho a seguir na hora de migrar a contabilidade da sua empresa com mais tranquilidade.
Neste artigo, você irá encontrar alguns pontos importantes para entender como funciona esse processo. Acompanhe !
Quero trocar de contador, como faço?
Independente dos motivos, trocar de contabilidade exige uma certa atenção para que tudo seja feito de forma correta e sem gerar prejuízos para o seu negócio. E os pontos de atenção são:
- Importância e atribuições da contabilidade
- Como saber se é a hora de trocar de contador?
- Processo de mudança do serviço contábil: passo a passo
Antes de mais nada, cumprir o que foi acordado em contrato é fundamental para que não haja nenhuma quebra de acordo, então o melhor a se fazer é esperar até que ocorra o encerramento oficial, exceto nos casos em que o contador presta serviços para profissionais autônomos, nesse caso é mais simples de fazer a troca.
Mas antes de entendermos melhor sobre como trocar de contabilidade e se esse processo é complicado, vamos entender melhor sobre a importância desse tipo de serviço, especialmente para empresas.
Importância e atribuições da contabilidade
O serviço prestado pelo profissional da contabilidade é essencial para contribuir com a tomada de decisões das empresas e assegurar que sejam mais assertivas, além de ajudar a prevenir problemas futuros e auxiliar no planejamento de estratégias de crescimento e lucro.
Todo negócio tem o dever de manter uma boa contabilidade para não ter problemas tributários ou irregularidades, entre as principais atividades exercidas por esse profissional e que contribui para manter tudo em ordem estão:
- Cuidar da folha de pagamento
- Manter as obrigações fiscais em dia
- Pagamento de impostos
- Questões voltadas para o patrimônio
É necessário contar com esse tipo de serviço, não apenas na abertura e para manter o negócio funcionando, mas também no encerramento da empresa para não haver pendências.
Como saber se é a hora de trocar de contador?
Levando em consideração a complexidade do sistema tributário existente no Brasil atualmente, é bom estar sempre por dentro de todas as mudanças que podem ocorrer durante as reformas, isso irá te ajudar a não ter problemas que possam prejudicar a sua empresa.
Dessa forma, se você notar que o serviço de contabilidade da sua empresa não está vigilante em relação a esses pontos importantes, ou não corresponde às expectativas do seu negócio, isso pode ser um sinal de alerta.
Existem alguns pontos cruciais que se não estiverem sendo feitos corretamente podem ser decisivos para migrar de contador. Separamos alguns exemplos:
- Deixar de pagar impostos e ter problemas futuros com o Fisco
- Fazer a empresa pagar mais impostos que o necessário
- Não escolher um regime tributário adequado para a empresa
- Deixar de declarar os bens corretamente e cair na malha fina
- Não ter participação ativa no planejamento e decisões estratégicas
- Não manter uma boa organização dos documentos contábeis
- Não estar ciente das mudanças na legislação
Todas as atividades listadas acima devem ser cumpridas pelo serviço contábil da sua empresa, pois a falta disso pode gerar prejuízos grandes e até mesmo acarretar em problemas judiciais para o empreendedor. Por isso, esteja sempre por dentro de todas essas informações para saber se as coisas estão sendo feitas conforme manda a lei.
Processo de mudança do serviço contábil
Separamos um guia rápido com alguns passos a serem seguidos antes de trocar o serviço de contabilidade da sua empresa:
Verificar atentamente o contrato que foi feito
Essa é a parte mais importante de tudo, é necessário ler atentamente todas as informações contidas no contrato para evitar quaisquer problemas judiciais com o serviço de contabilidade. Alguns contratos exigem que seja feito um aviso prévio com data estipulada (geralmente 30 dias) para o encerramento das atividades. Existem multas que precisam ser pagas no caso do descumprimento de alguma cláusula específica, então fique ligado.
Ler atentamente o contrato é importante para dar respaldo tanto para o contratante quanto para o serviço contratado. Caso alguma atividade fique pendente, o contratante (empresário) poderá requerer que os serviços sejam entregues antes do rompimento do contrato.
Confira todas as pendências
Como dito acima, verificar todas as pendências de ambos os lados é muito importante para prosseguir com o processo de mudança do serviço de contabilidade. Um exemplo disso, pode ser o parcelamento de algum débito municipal, estadual ou federal.
Comece verificando todos os documentos da sua empresa de até 5 anos atrás, se achar necessário, busque uma ajuda profissional para que nada passe batido. Caso haja alguma pendência muito séria, isso pode gerar prejuízos futuros para a sua empresa, então, por mais que seja trabalhoso, é importante estar atento aos detalhes.
Vale salientar que dependendo da situação, ainda que não tenha mais vínculo com o serviço de contabilidade, é de inteira responsabilidade de quem administrava essa área na época.
Comunique formalmente sobre a mudança do serviço
Por fim, comunique a decisão ao contador responsável (ou escritório) do qual o contrato foi firmado, mas antes disso, defina alguns pontos:
- Formalize o pedido de encerramento
- Defina uma data final para os serviços
- Solicite toda a documentação, logins e senhas que o contador tenha acesso
- Solicite um relatório para verificar se existem pendências fiscais
- Certifique-se de que esses acessos serão passados ao novo serviço contábil contratado
Seguindo todas essas dicas, fica muito mais fácil migrar o serviço contábil da sua empresa sem ter que enfrentar problemas futuros. Fique sempre atento aos detalhes e busque um serviço de qualidade e que atenda às suas necessidades.
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